Bescherm uw data met een Office365 back-up

Databeveiliging is en blijft een belangrijk aandachtspunt voor bedrijven. Door de wet meldplicht datalekken, welke sinds 1 januari 2016 wordt gehandhaafd, moeten bedrijven direct een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer zij een ernstig datalek hebben. Wanneer een lek heeft plaatsgevonden en duidelijk wordt dat er sprake was van opzet of ernstig verwijtbare nalatigheid, kunnen fikse boetes uitgedeeld worden. Met de verder toegespitste AVG wetgeving van 25 mei 2018 kunnen deze boetes oplopen tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet. Voor kleinere bedrijven kan dit een fatale klap betekenen en voor multinationals een flinke deuk in hun winst. IT Support 4U helpt u met de beveiliging van uw data. In dit artikel leggen wij uit hoe u uw databeveiliging efficiënt kunt waarborgen.

Alles veilig in de Cloud? Niet altijd!

In de laatste jaren is steeds meer data naar de Cloud verplaatst met het idee dat het zo altijd beschikbaar was. Veel verschillende softwaresystemen en overige programma’s hebben hierop ingespeeld en claimen dat data in hun software perfect vergrendeld en beveiligd wordt. Hoewel deze programma’s veelal goed in elkaar zitten en uw data zeker extra beveiligen, zijn ze niet fool-proof. Een van de diensten waarbij dit ook het geval is, is het welbekende Office365.

Uw data in Office 365

Naast dat het migreren naar de Cloud met Office365 vele voordelen met zich meebrengt voor uw bedrijfsvoering – zo kunt u mobiel werken aanbieden, beter gebruik maken van data en heeft u toegang tot nieuwe productontwikkelingen – helpt het ook bij het beveiligen van uw data. Office365 bewaakt namelijk de privacy van uw gegevens en voorkomt ongeautoriseerde toegang tot uw data. Met Office365 behoudt u de controle over uw data, waardoor alles wat van u is ook zo blijft. Binnen Office365 zijn er twee veelgebruikte methodes om data veilig te stellen, welke wij graag toelichten.

Back-ups van gegevens

Binnen uw bedrijfsvoering is een regelmatige back-up bijna niet meer weg te denken. Mocht er ooit iets fout gaan, kunt u hierdoor altijd terugvallen op een eerdere versie van uw software en gegevens. Microsoft maakt met Office365 elke 12 uur een back-up van uw data, welke vervolgens 14 dagen behouden wordt. Perfect zou u denken, toch? Helaas kunt u met deze functionaliteit alleen complete omgevingen terugzetten, waardoor u een individueel item niet kunt herstellen. Ook moet u deze restore aanvragen bij Microsoft zelf en heeft u het specifieke tijdstip van uitvoering hierdoor niet in de hand.

De prullenbak / recycle bin

Wanneer u een bestand weggooit, komt deze allereerst terecht in de prullenbak, ofwel recycle bin. Naast de prullenbak die u standaard vindt op het bureaublad, de primaire prullenbak, heeft Office365 voor zowel mail als Sharepoint een tweede prullenbak waar de data in opgeslagen wordt nadat deze uit de eerste prullenbak verwijderd wordt. Een mail wordt in de tweede prullenbank nog 30 dagen bewaard, waarbij data in Sharepoint in totaal 93 dagen bewaard wordt, ongeacht in welke prullenbak deze staat.

Oneindige retentie met de Office365 back-up van IT Support 4U

Altijd fijn om te weten dat uw data langer wordt bewaard dan u wellicht voor ogen had, maar wat als u nu een cruciale mail of een belangrijk bestand van 2 jaar terug wilt zoeken? Vaak komt u er pas na weken achter dat u iets mist, waarna het zelfs uit de tweede prullenbak van Office365 verdwenen kan zijn. Bestanden die verwijderd zijn uit de tweede prullenbak kunt u met Office365 alleen helaas niet terughalen. Niet getreurd! Wij helpen u graag met een oplossing.

Vanaf heden bieden wij u daarom een nieuwe dienst aan; de Office365 back-up. Met deze dienst maken wij driemaal daags een back-up van alle mails en bestanden in Sharepoint en OneDrive. Deze back-up wordt uitgevoerd met een oneindige retentie, waardoor u bijvoorbeeld een mail van 3 jaar geleden terug kunt halen. De enige voorwaarde hiervoor is dat de mail minimaal 1 dag in uw mailbox heeft gestaan. We voeren deze back-up uit op een platform dat los staat van Microsoft, welke voldoet aan de hoogste beveiligingseisen.

Ook kunnen we u helpen met een zogenaamde 'point in time restore'. De beveiliging van Office365 is namelijk niet feilloos. Met een point in time restore kan folder hersteld worden naar hoe deze er op een ander tijdstip uitzag. Hiermee kunnen individuele bestanden of de data van een complete applicatie hersteld worden naar een tijdstip vóór bijvoorbeeld een cyberaanval.

We helpen u graag met het beveiligen van uw data tegen een basisprijs van €28,95. Deze prijs is inclusief licenties voor 10 mailboxen, Sharepoint én OneDrive. Mocht u meer dan 10 mailboxen toe willen voegen, rekenen wij een meerprijs van €2,00 per extra mailbox per maand. Wilt u meer weten over onze nieuwste dienst of kunnen wij u helpen met een van onze andere diensten? Neem dan contact met ons op! U kunt ons bereiken door te mailen naar helpdesk@itsupport4u.nl, te bellen naar 0162 727200 of door gebruik te maken van ons contactformulier.